Jika sebelumnya sudah tahu bagaimana mengoptimalkan zoom meeting sebagai host atau admin, sekarang berganti role sebagai peserta zoom meeting. Ada beberapa hal yang juga harus diperhatikan supaya tetap menjaga meeting via zoom kondusif. Pada dasarnya, apa-apa yang dipatuhi atau yang menjadi aturan ketika meeting tatap muka atau offline juga bisa diimplementasikan di meeting online via zoom.
Pastikan koneksi lancar
Hal yang sama jadi prasayat baik sebagai host atau peserta, yaitu koneksi yang lancar. Karena ini adalah meeting online yang diikuti banyak orang, terlebih ketika meeting seringkali ada saling berkirim dan membagikan file, maka wajib hukumnya koneksi yang stabil. Koneksi yang buruk menyebabkan tidak lancarnya meeting online, sampai parahnya adalah terputus koneksi dan otomatis keluar dari zoom meeting. Dari artikel resmi zoom, direkomendasi setidaknya mempunayi kecepatan internet minimal 3-4 Mbps. Kamu bisa mengeceknya melalui website speedtest.net.
Daftar akun zoom meeting
Pastikan kamu mempunyai akun zoom dan dalam posisi login ketika mengikuti online meeting. Kenapa ini penting? Ada beberapa case seorang host akan melakukan pengaturan zoom yang hanya memperbolehkan peserta yang punya akun zoom yang bisa mengikuti meeting. Kenapa demikian, secara aplikasi akan lebih bisa terkendali dan jika terjadi suatu hal, sudah tahu user mana yang harus dilakukan mitigasi risiko untuk mencari penyebab kendala selama meeting.
Gunakan laptop atau PC untuk fitur maksimal
Poin ini yang sering disepelekan oleh peserta meeting yaitu mengikuti meeting melalui smartphone. Tidak hanya karena mempunyai layar yang kecil dan terbatas, secara fitur, zoom yang dijalan di smartphone memilki fitur yang tidak sekaya aplikasi zoom yang ada di laptop/PC. Khususnya ketika kamu menggunakan zoom dan ada pembicara melakukan presentasi dengan membagikan tampilan layar slide presentasinya, maka untuk peserta yang mengakses dari smartphone tidak bisa melihat visual yang optimal, terlebih ketika membawa smartphone dalam posisi berdiri atau portrait atau vertical, semakin bertambah kecil visualnya.
Perhatikan etika dalam meeting
Nah, ini yang harusnya tetap konsisten diterapkan baik meeting online ataupun offline. Seperti berpakaian rapi dan sesuai tema acara, datang tepat waktu, mempersiapkan bahan meeting sesuai agenda, kontak mata, menjaga sikap dan fokus selama meeting. Hal ini menjadi sangat penting karena tidak sedikit yang menggunakan alasan kendala teknis atau bahkan sengaja tidak menghidupkan kamera, berpakaian sekadarnya, terkesan acuh karena menganggap meeting online ini adalah meeting sekunder yang treatment-nya tidak perlu seperti meeting offline.
Interaksi untuk komunikasi yang optimal
Masih menjadi kesatuan dengan etika dalam meeting, tapi dipisahkan supaya menjadi penekanan untuk setiap kita yang menjadi peserta untuk tetap berinteraksi saat meeting. Tentu interaksi dua arah dilakukan, tapi tetap melihat momen atau waktunya. Akan ada sesi tertentu yang menuntut interaksi supaya terjadi komunikasi dalam meeting. Jangan pasif, aktiflah berinteraksi, bahkan jika Anda ingin ijin untuk ke rest room-pun, ada baiknya berinteraksi dengan meminta ijin secara verbal atau dengan menginformasikan melalui chat box.
Bagaimana? Sudah terbayang apa saja yang perlu dipersiapkan sebelum meeting dan bagaimana harus bersikap ketika berlangsung meeting? Tentunya untuk lebih meresapi ilmunya, harus langsung dipraktekkan. Kamu bisa melakukannya sendiri, bersama teman, atau ajak komunitasmu bergantian role untuk mencoba fitur-fitur zoom. Ketika kamu sudah fasih dan terbiasa, maka kendala teknis, alasan gaptek, sudah bukan lagi jadi halangan. Selamat belajar!