Sudah hampir 2 tahun pandemi Covid-19 sejak resmi dipublikasikan oleh pemerintah pada bulan Maret tahun 2020. Sejak saat itu, kebiasaan aktivitas tatap muka secara luring atau offline menjadi terbatas sampai akhirnya mau tidak mau harus beradaptasi dengan teknologi dengan interaksi online.
Sebenarnya dengan fitur aplikasi chatting seperti di WhatsApp bisa mengakomodir tatap muka daring atau online. Tapi tentu kurang efektif karena terbatasnya fitur video call dan maksimal user yang bergabung hanya 8 orang, tidak menarik untuk perusahaan, komunitas, dan organisasi yang mempunyai lebih dari 8 orang yang intens dalam berkomunikasi.
Zoom jadi kandidat kuat, karena sepak terjangnya di genre video conference sudah diakui dan sudah populer bahkan jauh sebelum ada pandemi covid-19 ini. Di aplikasi zoom, ada 2 roles utama yang selalu ada di setiap meeting: admin/host dan peserta/attendance. Berdasarkan pengalaman, setidaknya ada 3 hal fundamental yang jadi perhatian ketika menjadi host zoom meeting, mari kita simak.
Lakukan rehearsal untuk peserta
Geladi resik atau rehearsal mungkin terlihat sepele, karena kita mungkin sudah menganggap setiap peserta sudah terbiasa dengan teknologi, harusnya sudah fasih juga dengan aplikasi zoom. Faktanya, tidak sedikit yang masih gagap dan baru pertama download dan menggunakan zoom di saat pandemi covid-19 ini. Dengan rehearsal, admin/host/representatif penyelenggara meeting bisa memberikan arahan teknis kepada peserta supaya ketika pelaksanannya, meeting akan efisien tanpa ada kendala teknis dari peserta yang berpotensi merusak fokusnya agenda meeting.
Pastikan koneksi lancar
Karena ini adalah meeting online yang diikuti banyak orang, terlebih ketika meeting seringkali ada saling berkirim dan membagikan file, maka wajib hukumnya koneksi yang stabil. Koneksi yang buruk menyebabkan tidak lancarnya meeting online, sampai parahnya adalah terputus koneksi dan otomatis keluar dari zoom meeting. Dari pengalaman dan artikel resmi dari zoom, rekomendasi kecepatan internet untuk conference call minimal di range 3-4 Mbps. Bagaimana mengeceknya? Kita bisa cek menggunakan website speedtest.net.
Optimalkan fitur dan pengaturan
Zoom memang dirancang untuk conference meeting, maka fiturnya tidak sekedar seperti video call yang ada di aplikasi messenger. Ada banyak fitur seperti polling untuk mengumpulkan umpan balik atau feedback, fitur breakout room untuk membagi peserta ke dalam beberapa kelompok, sampai dengan fitur interaction yang bisa mengkuantifikasi respon peserta menggunakan emoticon yang bisa dikuantifikasi. Fitur-fitur ini bisa digunakan, bisa juga tidak, tapi untuk pengalaman yang optimal, tidak ada salahnya untuk mengoptimalkan fitur zoom sesuai dengan kebutuhan.
Pelajari rundown dan dokumentasi meeting
Untuk kamu yang mempunyai agenda meeting yang lumayan kompleks. kompleks dalam hal ini adalah banyak variasi agenda dan pembicara yang turut serta dalam sebuah meeting. Jika ada dalam kondisi seperti itu, pastikan kamu sebagai host mempunyai dan sudah mempelajari rundown atau susunan acara. Hal ini penting untuk memberikan good experience kepada pembicara dan peserta. Dan jika meeting online tersebut direkam, dokumentasinya akan terlihat apik tersusun rapi.
Semua sudah di-set, sekarang kamu siap menyelenggarakan online meeting via zoom dengan lancar dan insya Allah tidak ada kendala yang fundamental.